FUNCTIEPROFIEL

In deze rol beheer jij o.a. een complexe agenda, doe je het voorbereidende werk voor diverse overleggen en ben je het eerste aanspreekpunt voor medewerkers en externen van de bouwdivisie. Ook ben je verantwoordelijk voor uiteenlopende correspondentie en zorg je voor een positieve en fijne sfeer op de afdeling. Daarnaast zit je bovenop op de diverse deadlines en weet jij met je persoonlijke touch ervoor te zorgen dat iedereen zijn spullen op tijd bij je aanlevert. Mensen weten je feilloos te vinden als ze een belangrijke vraag hebben en je bent goed in staat binnen je netwerk de juiste kanalen te vinden en proactief te schakelen. Je bent echt een teamspeler en kan goed je collega’s enthousiasmeren.

Verantwoordelijkheden Directiesecretaresse:
 Bewaken van deadlines en de actielijsten
 Het bijhouden en accorderen van de urenverantwoording
 Het afhandelen van voorkomende zaken bij afwezigheid van de directeur
 Het op de hoogte houden van de directeur inzake medewerkers, werken en overige zaken
 Het inplannen en voorbereiden van werkplaatsinspecties en bouwplaats bezoeken door directie bouw.

Taken:
 Het verzorgen van presentaties
 Ondersteunende juridische taken
 Het verzorgen van correspondentie t.b.v. directeur Bouw
 Ondersteunende taken t.b.v. P.R. werkzaamheden t.a.v. Bouw
 Ondersteunen en voorbereiden MT Bouw en werkvergaderingen
 Voorbereiden RvC vergadering en verzamelen en opmaken van de stukken
 Contactpersoon en eerste aanspreekpunt medewerkers en externe contacten
 Alle overige voorkomende werkzaamheden.

Bevoegdheden:
 Accorderen van uren
 Het maken van afspraken
 Organiseren van meetings, trendsessie en netwerkbijeenkomsten
 Het maken en bewaken van actielijsten van diverse vergaderingen o.a. RvC, uitvoerdersvergadering, productieoverleg en MT bouw.